Quelles sont les conditions générales d’un Leuven Walk ?

Sur les programmes de Leuven Walks, les conditions générales de Leuven Leisure sont appliquées :


1. Inscription

L’inscription se fait soit par la confirmation par e-mail , soit par le remplissage du formulaire de réservation. Même si le payement n’a pas encore eu lieu, un accord entre le client et Leuven Leisure est mis en place pour l’organisation concernant les activités demandées. 


2. Prix d’achat

Leuven Leisure informe le client du prix de l’activité demandée avant l’exécution du programme. Sauf si mentionné autrement, les prix mentionnés sont hors TVA. Les prix contiennent exclusivement les services et les aménagements qui sont convenus via e-mail ou le formulaire de réservation.

Leuven Leisure se réserve le droit d’adapter les prix convenus en cas de changements importants ou tardifs (moins d’une semaine avant l’activité programmée) de l’activité par le client.
Si le jour même, le client ne respecte pas l’heure de départ convenue et dépasse d’au moins un quart d’heure, Leuven Leisure se réserve le droit de demander des frais de retard ou même d’annuler l’activité dans son entièreté.   


3. Nombre de participants et payement

Le client a la responsabilité de communiquer à Leuven Leisure, au moins une semaine avant l’exécution de l’activité, le nombre exact et immuable de participants. Si le client demande une facture, Leuven Leisure en rédige une, basée sur les informations reçues du client concernant le nombre de participants. La facture est envoyée avant ou après l’exécution du programme au client pour le payement. Leuven Leisure ne rédige pas de notes de crédit ; c’est la responsabilité du client de communiquer une semaine avant le début de l’activité les informations correctes concernant le nombre de participants. Une note de crédit ne sera rédigée uniquement si Leuven Leisure a fait une erreur ou une faute concernant le contenu de la facture. Si le client ne demande pas de facture, Leuven Leisure en rédige une sur base de l’information reçue par le client concernant le nombre de participants le montant à payer et demande un payement direct par virement bancaire.

Quand le client n’a pas la possibilité de communiquer le nombre de participants au moins une semaine à l’avance, Leuven Leisure demande un payement direct d’une avance dont il détermine le montant. Leuven Leisure ne rédige pas de facture pour les avances ; l’avance sera soustraite du montant final à payer par virement bancaire ou sera pris en compte sur la facture.

Quand le client ne demande pas une facture, Leuven Leisure doit avoir reçu le payement avant le début du programme. Les factures sont toujours payables à l’adresse de Leuven Leisure, au moins 15 jours après la date de la facture. Le non-paiement du solde peut mener à la résiliation de l’accord entre Leuven Leisure et le client. En cas d’absence de paiement de la facture ou de paiement incomplet, le client est obligé de plein droit, sans préavis et à l’expiration de la date limite, de payer des frais de retard de 10% par an sur le montant facturé à partir de la date de la facture, et une indemnité irréductible de 10% sur le montant de la facture, avec un minimum de 50 euros.
Le soumissionnaire qui inscrit encore des autres participants, est co-responsable pour l’accomplissement des obligations vis-à-vis de Leuven Leisure.


4. Annulation/ modification par le client

Le client qui annule l’accord, est obligé de rémunérer Leuven Leisure pour cet accord. Les frais d’annulation dus par le client sont estimés comme suit :
• Jusqu’à 30 jours avant l’activité : 25% du prix du programme
• Jusqu’à 15 jours avant l’activité : 50 % du prix du programme
• Jusqu’à 7 jours avant l’activité : 75 % du prix du programme
• Moins que 7 jours avant l’activité : 100%= le prix entier de l’activité programmé
Les avances et montants facturés déjà payés restent en tout cas en possession de Leuven Leisure. Les avances sont soustraites des frais d’annulation.


Leuven Leisure se réserve le droit d’adapter les prix convenus en cas de changements importants ou tardifs (moins qu’une semaine avant l’activité programmée) à la demande du client.
Le nombre correcte des participants de l’activité doit être communiqué à Leuven Leisure au moins une semaine à l’avance. Quand le client n’a pas la possibilité de communiquer le nombre de participants au moins une semaine à l’avance, Leuven Leisure demande un payement direct d’une avance dont le montant sera déterminé par Leuven Leisure. Leuven Leisure ne rédige pas une facture des avances ; l’avance sera soustraite du montant final à payer par virement bancaire ou sera pris en compte sur la facture.

Moins qu’une semaine avant l’exécution du programme, le nombre convenu de participants est fixé. Leuven Leisure ne rédige pas de notes de crédit et ne fait pas des remboursements concernant une diminution du nombre des participants communiqué moins d’une semaine avant l’activité programmée ; c’est la responsabilité du client de communiquer une semaine avant le début de l’activité les informations correctes concernant le nombre de participants. Une note de crédit ne sera rédigée uniquement si Leuven Leisure a fait une erreur ou une faute grave concernant le contenu de la facture. Cependant, il existe deux exceptions à cette règle: si le participant peut prouver par un certificat médical qu’il est malade ou quand il montre une autre preuve de force majeure de son incapacité à participer, Leuven Leisure peut décider de rembourser ou de rédiger une note de crédit. Ceci n’est applicable qu’une fois : une diminution du nombre de participants doit être communiqué en une fois, ensemble avec les preuves nécessaires, à Leuven Leisure. 
Chaque augmentation du nombre de participants de dernière minute a pour conséquence une augmentation du prix. Le client sera informé par Leuven Leisure si le nombre supplémentaire de participants peut être pris en charge.


Si le client ne respecte pas l’heure de début de l’activité et le dépasse d’au moins un quart d’heure, Leuven Leisure a le droit de charger des frais de retard ou même d’annuler l’activité dans son entièreté.

Des adaptions au programme à la demande du client seront acceptées par Leuven Leisure s’ils sont réalisables et moyennant paiement de frais supplémentaires et/ou une adaption éventuelle du prix.

En cas d’une situation de force majeure climatique comme une catastrophe naturelle ou une situation climatique extrême (tonnerre et foudre, grelons de taille exceptionnelle), le client à l’option, avec l’accord avec Leuven Leisure, de déplacer son activité à une date ultérieure. Si le client prend la décision unilatérale d’annuler l’activité, il ne peut jamais demander de remboursement à Leuven Leisure. Dans toute autre circonstance climatique (la pluie, la neige), l’activité prendra place comme programmée et ne peut être déplacée ni remboursée. Le client a l’option de se couvrir contre le mauvais temps en prévoyant un programme alternatif « en cas de » avec l’équipe de Leuven Leisure. Celui-ci pourra être appliqué en dernière minute.

Si le client ne demande pas une facture, Leuven Leisure rédige sur base de l’information reçue par le client concernant le nombre de participants le montant à payer et demande un payement direct par virement bancaire.


5. Annulation/ modification par Leuven Leisure

Si le jour même, l’heure de début n’est pas respectée, Leuven Leisure a le droit d’adapter le contenu de l’activité ou de l’annuler dans son entièreté. 

Leuven Leisure se réserve le droit de refuser des clients qui ont consommé de l’alcool ou sont sous l’influence de stupéfiants et qui ne se sont pas comportés de manière correcte selon le jugement de l’employé de Leuven Leisure. Il n’y aura en aucun cas ni remboursement ni indemnisation.

En cas d’une situation de force majeure climatique comme une catastrophe naturelle ou une situation climatique extrême (tonnerre et foudre, grelons de taille exceptionnelle), le client à l’option, avec l’accord avec Leuven Leisure, de déplacer son activité à une date ultérieure. Si le client prend la décision unilatérale d’annuler l’activité, il ne peut jamais demander de remboursement à Leuven Leisure.
Dans toute autre circonstance climatique (la pluie, la neige), l’activité prendra place comme programmée et ne peut être déplacée ni remboursée. Le client a l’option de se couvrir contre le mauvais temps en prévoyant un programme alternatif « en cas de » avec l’équipe de Leuven Leisure. Celui-ci pourra être appliqué en dernière minute.

Leuven Leisure a le droit d’annuler ou d’adapter le contenu des activités si des raisons légitimes sont présentes. En plus des situations climatiques, d’autres situations telles que grèves, rupture de contrat par nos fournisseurs etc. peuvent mener à une adaption ou annulation de l’activité par Leuven Leisure. Le client ne peut pas tenir Leuven Leisure pour responsable de ces changements imprévus et ne peut exiger aucune indemnisation.

Si pendant une activité, une adaption imprévue du programme est nécessaire, le superviseur ou chef de projet concerné saura chercher une bonne alternative en accord avec les participants. Sa décision est contraignante et irrévocable.


6. Assurance

Leuven Leisure est assurée, dans ses activités, pour sa responsabilité vis-à-vis des participants et des tiers.
Leuven Leisure n’est pas assuré, dans ses activités, contre les accidents concernant les participants ou les tiers. C’est l’assurance familiale, ou autre, du client même qui protège les participants ou les tiers contre les accidents. Leuven Leisure ne peut pas être tenu responsable pour les accidents.



Le client a la possibilité de souscrire une assurance pour les accidents supplémentaire durant une activité de Leuven Leisure. Le personnel de votre entreprise est en général assuré par une assurance d’affaires : il faut vérifier cecu avec votre assureur.


7. Accompagnement

Les programmes de  Leuven Leisure sont mûrement réfléchis et minutieusement préparés. Nos superviseurs sont des spécialistes dans leurs domaines et sont des connaisseurs fiables de nos activités. En cas de violations graves des accords faits en groupe, une personne peut être exclue, sans avoir droit à une  indemnisation. Les participants prennent à leur charge les dommages possibles causés par le non-respect vis-à-vis des instructions de nos superviseurs ou guides. 


8. Condition et santé

Nos programmes sont conçus pour chacun avec un esprit aventurier et une  bonne condition physique de base. Il  y a toujours des alternatives dans nos programmes, adaptables à tout le monde. N’oubliez donc pas de considérer la condition de base de vos participants dans le choix de votre activité.
Si, lors d’une activité, quelqu’un ne semble pas avoir la condition nécessaire pour entreprendre ou continuer l’activité, le superviseur peut interrompre l’activité pour la personne, dans l’intérêt de sa santé.


9. Utilisation/ location de l’équipement de Leuven Leisure

Sauf exception, l’équipement appartient à Leuven Leisure. Nous gardons alors le droit de charger des dommages éventuels. Les coûts découlant de ces dommages, résultant du non-respect des instructions du superviseur, ou d’un comportement non-respectueux comme responsable diligent du matériel, sont toujours pris en charge par le client. Dans tous les cas, si l’erreur ne provient pas du superviseur, le client est responsable en cas de dommages ou de perte du matériel et doit être prêt à rembourser les frais occasionnés.

Si l’équipement est loué  sans notre propre supervision, nous pouvons demander une garantie financière lors de la collection de l’équipement. Le montant de la garantie sera conservé par Leuven Leisure en cas de dommages ou de  perte. En cas de perte absolue, la valeur de marché du matériel sera prise en charge. Le client peut toujours se couvrir en se souscrivant à une assurance convenable chez son agent d’assurance.

Les dommages ou pertes d’équipement seront évalués par un expert, ceci dépendant des dommages ou de la perte.


10. Plaintes

Malgré les soins que nous portons à notre clientèle, il reste possible qu’un client ait une plainte justifiée vis-à-vis de nos programmes. Cette plainte doit être soumise sur place, chez le superviseur ou le guide concerné, pour qu’il puisse avoir la possibilité d’offrir une solution immédiate. Si une approche directe n’est pas possible, ou si la plainte ne peut pas être suivie sur place, celle-ci doit être soumise – par écrit et enregistrée - à l’adresse de Leuven Leisure, accompagnée des motivations nécessaires.

Pour toute contestation, seuls les tribunaux de Louvain sont compétents et seulement le droit Belge est applicable. Si les conditions mentionnées ci-dessus sont différentes des conditions du client, elles auront préséance sur celles du client.

Que faire d’un Leuven Walk s’il fait mauvais dehors ?

Le soleil, la pluie ou une tempête de neige : les activités auront toujours lieu. Avis : vous pouvez vérifier la météo en avance. Les tickets ne seront pas remboursés pour des raisons  météorologiques. Vous pouvez utiliser votre ticket pour une randonnée à une autre date.

Combien coûte un Leuven Walk ?

Pour les randonnées avec participation libre, vous trouverez les prix dans le menu sous le volet « randonnées ». En cliquant sur les noms des randonnées à cet endroit, vous pouvez trouver les informations des différentes activités de notre offre. Pour les groupes, sur demande , des prix différenciés sont applicables selon le nombre de participants ainsi que les détails précis de la demande.

Qui peut participer à un Leuven Walks ?

Tout le monde peut participer à nos randonnées programmées.
--- Nous avisons quand même les groupes, à partir de 10 participants, de nous contacter pour réserver une randonnée. Ceci nous permet d’envisager une déduplication du groupe et, le cas échéant, de répondre aux besoins spécifiques des clients.

Tout le monde peut faire une réservation pour une randonnée à choix! 

Les Leuven Walks sont-elles accessibles aux personnes avec un handicap ?

Les randonnés programmées ne sont pas accessibles, par défaut, pour les utilisateurs de fauteuil roulant ou personnes avec un handicap. Contactez-nous pour un Leuven Walks sur mesure. Nous concevons avec plaisir une randonnée sur base de vos avis.

Que faut-il amener à un Leuven Walk ?

Chaussures confortables, parapluie, yeux, oreilles

Comment puis-je reconnaître un guide de Leuven Walks ?

Il ou elle portera un badge avec le logo de Leuven Walks.

Où commencent les Leuven Walks  ?

Les départs des Leuven Walks se font à partir de notre bureau dans le Tiensestraat 5 (à 50m de l’Hôtel de Ville sur la Grande Place). Vous pouvez aussi nous proposer votre lieu de départ préféré. 

Où puis-je trouver une brochure de Leuven Walks ?

Vous en trouverez dans le bureau de Leuven Leisure (Tiensestraat 5), dans l’office de tourisme de Louvain (Naamsestraat 3) et dans les hôtels, B&B’s, auberges et multiples cafés de Louvain.

Si je ne trouve pas une réponse à ma question ?

Contactez-nous ! Nous aimerions vous aider !
hello@leuvenleisure.com